Электронный документ и файл

Максим, как ты думаешь, можно ли по полному имени файла определить, с помощью какой программы он создан? И чем, вообще, по-твоему, текстовый документ на бумажном носителе отличается от того же документа, но который хранится в памяти компьютера?

Даааа, вот если бы Максим внимательно слушал учителя на уроке информатики, а не ворон считал, то сейчас бы смог ответить на эти простые вопросы своего товарища и не выглядел бы неучем.

Здравствуйте, мальчики и девочки.

А вы внимательно слушаете на уроке учителя или как Максим? Надеюсь, что внимательно и на каждом урок. Ведь стоит один раз что-то пропустить и дальше будет очень сложно. Максим даже не знает, что такое «бумажный носитель».

А вы помните? Конечно, это книги, газеты, журналы. Всё это люди используют для хранения и передачи информации. Вообще, носителем информации может быть любой предмет, на котором можно сделать запись или что-то нарисовать. В наше время часто используют в качестве носителя бумагу. Но, наверное, ещё чаще с появлением компьютера стали использовать современные электронные носители: CD и DVD диски, флэш накопители и другие.  И конечно, появление таких носителей неразрывно связано с электронными документами.

Вот давайте сегодня и узнаем, что такое электронный документ и файл. Познакомимся с достоинствами и недостатками электронных документов с точки зрения их хранения, использования и передачи.

Электронный документ – это документ, который создан с помощью компьютера или другого электронного устройства. Ребята, можете ли вы назвать какие-нибудь электронные устройства? Верно! Мобильный телефон, видеокамера, графический планшет, цифровой фотоаппарат.

Всё это выглядит сейчас компактно, занимает мало места. А помните ли вы, как выглядели первые компьютеры? Они были очень огромные и занимали целую комнату.

И назывались они, кстати, электронные вычислительные машины, сокращённо ЭВМ.

Работать они могли только с числовыми данными, то есть вычислять. Их поэтому и называли «вычислительные машины». В те времена ещё не было понятий «электронный документ» и «файл», ведь компьютеры были устроены иначе.

Уже потом со временем были разработаны новые устройства и специальные программы, которые обрабатывали текстовые, графические и звуковые данные. Это текстовые, графические и музыкальные редакторы. Тогда и появилась возможность создавать разные документы с помощью компьютера и возникли новые понятия: электронный документ и файл. 

С помощью современных компьютеров можно создавать, хранить, обрабатывать, передавать и получать электронные документы, которые содержат и текстовые, и числовые, и графические данные.

Вот и подошла пора рассказать вам, что же такое файл. Ведь не имея представление о файле, вы не сможете научиться работать на компьютере. Всё дело в том, что любые документы, которые созданы с помощью компьютера, хранятся в его памяти именно в виде файлов. 

Создаются они с помощью специальных программ. Не трудно догадаться, что текстовые файлы создаются с помощью текстового редактора. А с помощью графического редактора мы создаём графические файлы.

Файл – это область памяти компьютера – жёсткого диска, компакт-диска, флэш-памяти.

Электронные документы имеют свои достоинства и недостатки.

К достоинствам можно отнести:

Возможность быстро найти необходимый документ. Открыли, например, в своём компьютере Интернет и нашли то, что вам надо.

Возможность пользоваться документом, не ограничивая себя во времени. Если вы взяли у друга или в библиотеке журнал или книгу, их надо вернуть. А если у вас есть электронная версия книги, её отдавать никому не надо, читайте сколько хотите.

Возможность получить доступ к документу независимо от времени и места. Например, в библиотеку, вы не сможете прийти после закрытия и взять книгу, которая необходима. А найти её электронную версию в Интернете или открыть у себя в компьютере сможете в любое время суток.  

Возможность быстрой передачи документа на любые рассто­яния и сразу нескольким людям, например, по электронной почте.

Для хранения электронных документов не требуется больших пло­щадей.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

Необходимость наличия технических средств для создания, прочтения, хранения и использования документов. Например, посмотреть этот видеосюжет без компьютера, телефона, планшета или каких-нибудь других электронных устройств не получится. 

Необходимость зашиты информации. Всегда стоит помнить, что от поломки компьютера, вирусов, неосторожности младшего брата или сестрёнки, которые могут случайно удалить ваш документ, никто не застрахован.

Файл имеет имя, которое состоит из двух частей, которые разделены точкой. Например, профессор.doc. Первую часть имени файла (до точки) придумывает сам пользователь, то есть вы, например. Эта часть имени может состоять из русских или латинских букв и цифр. Символы, такие как «плюс», «равно», «вопросительный знак», «знаки больше меньше» и другие в имени не допустимы. Да у вас и не получится добавить эти знаки, так как при сохранении файла будет выдано соответствующее сообщение.

А вот вторая часть имени файла, та, что после точки, появляется автоматически. Называется эта часть расширением имени файла. Оно присваивается самой программой, с помощью которой файл был создан. Эта часть всегда состоит из латинских букв.

Длина левой части имени файла должна быть не более 256 символов (знаков). Но, конечно, столько знаков в имени лучше не писать, по разным причинам. Ну хотя бы даже потому, что вы сами не запомните его название, а потом и найти не сможете в компьютере. Лучше, если имена файлов будут связаны с его содержимым. Например, если там написана биография Александра Сергеевича Пушкина, то можно записать, «О Пушкине», например или «Биография Пушкина». Из подобных названий можно сразу предположить, какая там содержится информация. А вот из подобных названий предположить о содержимом получится вряд ли.

Вторая часть имени файла обычно содержит три символа, но может содержать два или четыре. Напомню вам, на всякий случай, что вторая часть имени файла (расширение) присваивается автоматически программой, с помощью которой файл был создан. Вы ничего сами не записываете.

Более подробно об именах файлов вы будете знакомиться в старших классах. Но основы должны знать уже сейчас.

Вот, ребята, посмотрите примеры имён файлов в этой таблице. В левой колонке записано имя файла, а в правой – программа, с помощью которой файл создан.

Помните, товарищ Максима спрашивал у него: «Можно ли по полному имени файла определить, с помощью какой программы он создан?» Если кто-то такой же вопрос задаст вам, отвечайте, что «да, можно». Вот в этой таблице мы сейчас это и рассмотрим.

Если в расширении вы видите вот такие буквы doc, docx, то это означает, что эти файлы были созданы с помощью текстового редактора. Даже если в первой части имени файла мы видим слово «рисунок». Ведь программу мы определяем только по расширению имени файла. А вот если в расширении стоят вот такие символы bmp, tif, jpg, то это значит, что созданы файлы были с помощью графического редактора. На создание файлов с помощью электронных таблиц указывают расширения xls, xlsx. И в последней строке представлены расширения файлов, которые созданы с помощью музыкального редактора следующие.

Разумеется, мы рассмотрели не все расширения. С другими вы познакомитесь, когда будете в старших классах.

Ну вот и подходит к концу наша встреча. Осталось заполнить словарь.

Электронный документ – это документ, который создан с помощью компьютера, планшета, телефона или других электронных устройств и хранится в их памяти в виде файлов.

Файл – это область памяти компьютера – жёсткого диска, компакт-диска, флэш-памяти, которая имеет имя.

Имя файла – состоит из двух частей, разделённых точкой.

Расширение имени файла – вторая часть имени файла (после точки).

А глядя на эту таблицу, мы можем с уверенностью сказать: компьютер помогает создавать, а также хранить, обрабатывать и передавать электронные документы с помощью специальных программ.

Ну а чтобы овладеть этими программами, нужно хорошо учиться и внимательно слушать учителя. А то можете попасть в такую неловкую ситуацию, как Максим.

Успехов вам, ребята, и до новых встреч.